Internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation

Die Darstellung innerbetrieblicher Verfahrensabläufe und die Einrichtung, Überwachung und Dokumentation interner Kontrollen zur Unternehmenssteuerung gewinnen nicht zuletzt durch die Anforderung der Finanzverwaltung mehr und mehr an Bedeutung. Dabei sollten Sie das Kontrollsystem und dessen Dokumentation nicht als Belastung wahrnehmen. Richtig eingesetzt, bietet es Potentiale zur Unternehmensanalyse und Steuerung abseits des reinen Zahlenwerks. Es ermöglicht Betriebsabläufe zu analysieren, zu modernisieren und zu verschlanken und bietet dabei die nachhaltige Chance, das Risiko steuerlicher Prüfungen zu mindern. Die Kanzlei Krüger unterstützt Sie daher gern bei der Einrichtung und Analyse Ihres Kontrollsystems. Wir zeigen Verbesserungspotentiale auf und bieten Hilfestellungen bei der Dokumentation und Überwachung.

Spätestens seit der Neuauflage der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) haben die Themen internes Kontrollsystem und Verfahrensdokumentation auch für kleinere Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Während Großunternehmen und Konzerne bereits aus internen Gründen ein entsprechendes System und dessen Dokumentation pflegen, um Zuständigkeiten, Rechte und Pflichten der verschiedenen Stellen im Unternehmen zu klären, empfinden kleinere, oft inhabergeführte Unternehmen mit wenigen oder keinen Angestellten die Dokumentation der Verfahrensabläufe oft als übertrieben bürokratisch und unnötig. Eine Einstellung, die sich übel rächen kann, denn die Verfahrensdokumentation und das zugrundeliegende System von Handlungen und Kontrollen bietet Chancen zur Risikominimierung.

Nicht nur bietet das sorgfältige Niederschreiben bzw. Skizzieren der betriebsinternen Arbeitsabläufe die Möglichkeit systematische Fehler aufzudecken, die zu Vermögensverlusten (etwa durch mangelnde Forderungsüberwachung oder fehlerhafte Rechnungsstellung) führen können. In Betrieben mit mehreren Arbeitnehmern können hiermit auch die Zuständigkeiten der einzelnen Personen klar abgegrenzt werden, um Missverständnisse und Fehleinschätzungen zu vermeiden.

Im steuerlichen Bereich entfaltet eine entsprechende Dokumentation einen mehrfachen Nutzen. Vorteile sind etwa:

• Die systematische und klare Erteilung von Anweisungen zum Umgang mit bestimmten, wiederkehrenden Standardsachverhalten,
• Möglichkeit zur eindeutigen Abgrenzung einfacher, versehentlicher Fehler von fahrlässigem oder gar vorsätzlichem Verhalten mit strafrechtlichen Konsequenzen,
• verbesserte Risikoeinstufung durch die steuerliche Betriebsprüfung,
• Verringerung von Hinzuschätzungen im Rahmen der Betriebsprüfung.

Auf Wunsch unterstützen wir Sie auf den verschiedenen Ebenen, von der Analyse bestehender Systeme und Verfahrensabläufe über die Einrichtung neuer bzw. Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe und Kontrollmechanismen bis hin zur Überwachung der Umsetzung und Einhaltung der erarbeiteten Organisationsprozesse. Ebenso bieten wir Ihnen Hilfestellung bei der Dokumentation Ihres internen Kontrollsystems und der Aufbereitung der Unterlagen für externe Stellen, wie Finanzamt oder Wirtschaftsprüfer.